Confidentialité

Politique de confidentialité

Cette page décrit la manière dont Elixmail et NovaForma Studio traitent, protègent et conservent les données personnelles nécessaires au fonctionnement du service.

Dernière mise à jour : 17 juillet 2026

Vos données vous appartiennent. Elles sont hébergées en France (IONOS), ne sont jamais vendues ni louées à des fins commerciales, et vous pouvez les exporter ou supprimer votre compte en un clic depuis vos réglages.

Sous-traitants

Pour fournir le service, Elixmail fait appel aux sous-traitants suivants, chacun pour la finalité indiquée :

IONOS — hébergement des serveurs et de la base de données. Données : toutes catégories (compte, emails, contenus). Pays : France (UE). Base légale : exécution du contrat.
Google — connexion Gmail via OAuth. Données : jeton d'accès et emails Gmail. Pays : UE / États-Unis. Base légale : consentement et exécution du contrat.
Microsoft — connexion Outlook / Microsoft 365 via OAuth. Données : jeton d'accès et emails. Pays : UE / États-Unis. Base légale : consentement et exécution du contrat.
OpenAI — fonctions d'IA (résumés, brouillons, analyses, transcription). Les données envoyées ne servent pas à entraîner ses modèles. Données : contenu d'email à traiter. Pays : États-Unis (transferts encadrés par clauses contractuelles types). Base légale : exécution du contrat.
Fish Audio — synthèse vocale du réceptionniste téléphonique. Données : texte à vocaliser. Pays : États-Unis. Base légale : exécution du contrat.
Twilio — téléphonie et voix (réceptionniste, voice-mail) et enregistrements (certifié ISO 27001, SOC 2). Données : numéro, audio, transcription. Pays : États-Unis (options UE). Base légale : exécution du contrat.
Stripe — paiement et facturation. Données : données de paiement et de facturation. Pays : UE / États-Unis. Base légale : exécution du contrat et obligation légale.
MySendingBox — envoi de courriers recommandés (LRAR). Données : nom, adresse postale, contenu du courrier. Pays : France (UE). Base légale : exécution du contrat.
Brevo (Sendinblue) — envoi des emails transactionnels et notifications. Données : adresse email, contenu. Pays : Union européenne. Base légale : exécution du contrat.

À noter : le cœur du service (hébergement, base de données) est en France (IONOS). Certains sous-traitants spécialisés (IA, téléphonie, paiement) opèrent aux États-Unis ; ces transferts sont encadrés par des clauses contractuelles types (CCT). Les données sont conservées le temps nécessaire à la finalité et à la durée de votre compte.

Cette liste est susceptible d'évoluer ; toute modification vous sera communiquée.

Usage de l'intelligence artificielle

Elixmail utilise l'intelligence artificielle pour certaines fonctionnalités : résumés d'emails, suggestions de brouillons et de réponses, analyses, ainsi que la transcription et la synthèse vocale du réceptionniste téléphonique et du voice-mail.

Pour cela, le contenu strictement nécessaire (texte de l'email concerné ou audio de l'appel) est transmis à notre prestataire d'IA OpenAI, dans le seul but de fournir la fonctionnalité que vous utilisez. Le contenu traité par nos fonctions d'IA n'est pas utilisé pour entraîner des modèles d'IA : l'API OpenAI ne s'entraîne pas sur les données envoyées (sauf partage volontaire de votre part), et leur conservation technique suit les conditions de notre compte API.

Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n'est prise de manière entièrement automatisée : l'IA propose, vous décidez. Les éventuels transferts hors de l'Union européenne sont encadrés par des garanties juridiques appropriées.

1. Responsable du traitement

Le site et le service Elixmail sont édités par NovaForma Studio. Pour toute question relative aux données personnelles, vous pouvez nous écrire à privacy@elixmail.fr.

2. Données personnelles traitées

Selon votre utilisation du service, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

données d'identification et de contact
données techniques de connexion, d'authentification et de sécurité
données nécessaires à l'utilisation des fonctionnalités email, calendrier, relances et automatisations
journaux techniques, statistiques d'usage et événements nécessaires au bon fonctionnement du service

3. Finalités du traitement

fourniture et administration du service Elixmail
authentification, sécurité et prévention des abus
support utilisateur et gestion de la relation client
amélioration du service, maintenance et supervision technique
respect des obligations légales et réglementaires applicables

4. Bases légales

Les traitements sont fondés, selon les cas, sur l'exécution du contrat, le respect d'obligations légales, votre consentement lorsqu'il est requis, ou l'intérêt légitime poursuivi par NovaForma Studio pour sécuriser et améliorer le service.

5. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes autorisées ainsi qu'aux sous-traitants techniques strictement nécessaires à l'hébergement, à l'authentification, au support, à la sécurité et au fonctionnement du service (voir la liste ci-dessus). Nous ne vendons, ne louons et ne partageons jamais vos données à des fins commerciales.

6. Transferts de données

Vos données sont hébergées en France. Dans le cadre de certaines fonctionnalités (IA, paiement, connexions Gmail/Outlook), certaines données peuvent être transférées hors de l'Espace économique européen ; ces transferts sont encadrés par les garanties juridiques appropriées prévues par la réglementation applicable.

7. Durée de conservation

pendant la durée d'utilisation du compte
après suppression du compte : effacement sous 30 jours
durées légales applicables, notamment comptables et fiscales (facturation : 10 ans)
durée limitée pour les journaux techniques et de sécurité

8. Cookies et traceurs

Le site Elixmail peut utiliser des cookies et traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du site, à l'authentification et à la sécurité. Des cookies de mesure d'audience ou d'analyse peuvent également être utilisés, sous réserve du recueil du consentement lorsque celui-ci est requis.

9. Sécurité des données

NovaForma Studio met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des connexions en TLS 1.3 (AES-256-GCM), chiffrement au repos des identifiants sensibles (mots de passe des boîtes et jetons d'accès) en AES-256-GCM, hébergement en France, contrôle des accès, journalisation et sauvegardes quotidiennes. Détails sur la politique de sécurité.

10. Droits des utilisateurs

Conformément à la réglementation applicable, chaque utilisateur dispose notamment des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation du traitement, d'opposition et de portabilité.

Exercez vos droits en un clic : depuis vos réglages, vous pouvez exporter vos données et supprimer votre compte (effacement sous 30 jours, hors obligations légales de facturation).

Pour toute autre demande : privacy@elixmail.fr. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL.